DMS je zkratka systému pro správu dokumentů (Document Management System).

Základními požadavky na systém správy dokumentů jsou tyto funkce:

• Dokumenty nalézt
• Dokumenty ukládat
• Dokumenty měnit

Proč FreeDocs

V dnešní době se většina menších, ale i středně velkých firem, především díky poměrně vysokým cenám DMS systémů, uchyluje k řešení ukládání dokumentů přes firemní souborový server s definovanou adresářovou strukturou. Toto řešení má bohužel v praxi několik velmi vážných nedostatků.

• Závislost na ukázněnosti jeho uživatelů. Umístění dokumentu do správné složky je na libovůli uživatele.
• Při umístění dokumentu do více složek, je nutné při jeho editaci znovu aktualizovat všechny složky.
• Přehlcení systému po určité době provozu díky nespočtu složek a dokumentů.
• Velice obtížná orientace a hledání jen podle názvu dokumentu ve stovkách složek.
• Složení dokumentu navráceného po revizi od více uživatelů je téměř nemožné.
• Minimální dohledatelnost manipulace s dokumentem

Všechny tyto problémy a mnoho dalších řeší kvalitní DMS systém, který má práci nad dokumentem pevně spojenu s tzv. profilem dokumentu. Jedná se o informační kartu, která nese všechny důležité firemní informace o dokumentu, a kterou je nutné při uložení dokumentu vyplnit. Obavy, že by vyplnění profilu stálo uživatele zbytečně čas jsou zcela mylné. FreeDocs v tomto uživatelům nabízí komfortní nástroje. Administrátor má totiž možnost nastavit implicitní profil dokumentu pro skupinu uživatelů včetně nastavení implicitních přístupových práv k vytvářeným dokumentům dané skupiny uživatelů. Navíc každý uživatel si může nastavit svůj implicitní profil dokumentu s právy, které každému novému dokumentu budou přiřazeny. Při vytváření nového dokumentu tak FreeDocs předvyplní profil implicitními hodnotami, které uživatel při uložení jen doupraví – stejně tak jako vždy vybírá složku v adresářové struktuře a zadává jméno dokumentu. Takové doupravení profilu proto může být podstatně rychlejší než výběr správného místa uložení dokumentu.

FreeDocs není zcela krabicový software. V rámci dodávky je i jeho přizpůsobení potřebám odběratele. To znamená že FreeDocs je přizpůsoben zvyklostem dané firmy, aby systém sloužil jeho uživatelům a ne obráceně.

FreeDocs je živý systém, který je neustále obohacován o další funkčnosti. Tyto funkčnosti jsou doplňovány na základě potřeb jeho uživatelů. Vzhledem k tomu, že naše firma je velmi flexiblní, tak jsou nové funkčnosti implementovány během velmi krátké doby (v řádu dnů) a zákazník tak může ze dne na den využívat nové postupy, které zefektivní jeho činnost.

Svým zákazníkům vyjma e-mail podpory také nabízíme hot-line podporu po telefonu. V rámci podpory je také část věnována úpravám systému na zakázku.