Dostupnost dokumentů v režimu 24x7

Základní funkcí DMS je dostupnost dokumentů v režimu 24x7. Navíc je potřeba dokumenty uzamykat v případě, kdy potřebuji na dokumentu pracovat doma nebo na služební cestě a je nutné zabezpečit, aby byl po tuto dobu dokument uzamčen pro zápis pro ostatní uživatele.

Uživatel má proto volbu tzn. Check-out, kdy si uloží dokument k sobě na lokální disk (notebooku) a do systému zadá datum předpokládaného vrácení. Po jeho návratu provede u souboru Check-in. Systém si pamatuje umístnění, kam soubor uložil na lokální disk a nabídne mu jej jako implicitní.

Ostatní uživatelé v době, kdy je dokument takto uzamčen při na první pohled vidí, že dokument je uzamčen a při pokusu jej otevřít jim systém oznámí, že dokument je uzamčen tím a tím uživatelem.