Profil dokumentu

Každý dokument a složka dokumentů mají svůj profil – onu známou kartičku dokumentu z knihovny. Profil dokumentu obsahuje identifikační údaje, které nejlépe ve zkratce popisují daný dokument. Jsou jimi zejména:

• Název dokumentu
• Typ dokumentu (výčet dokumentů jako Smlouvy, faktury, ...)
• Komu je dokument určen
• Číslo jednací
• Původní číslo jednací
• Oddělení/útvar (výčet definován správcem DMS)
• Klíčová slova (výčet definován správcem DMS)
• Autor dokumentu (ne vždy shodný s tím, kdo dokument vytvořil).

Systémem doplňované údaje pak jsou datum a čas vytvoření, typ aplikace. Datumu modifikace, přístupu.

Výčet údajů profilu není konečný a může dle přání klienta modifikován, aby odrážel jeho spisový a skartační řád.